Профессиональный блог Евгении Кожановой

Документы, которые нельзя регистрировать

документы, которые нельзя регистрироватьНередки скандалы, когда юристы или бухгалтерия настаивают на так называемой «официальной» регистрации бумаг, которые по классическим правилам документооборота не требуют этого вовсе. Какой – единственный! – вид документов попадает в журналы входящих и исходящих и документы, которые нельзя регистрировать как поступившие/отправляемые, тема нашего сегодняшнего разговора.




Начнем с самого главного: для того, чтобы входящий или исходящий документ был зарегистрирован и внесен в журнал учета, с ним должно идти сопроводительное письмо. Входящие и исходящие – это письма и только письма! А все те пакеты документов, которые пришли вместе с ними, – это приложения к письмам.

Документы, которые нельзя регистрировать

Попробую очень поверхностно перечислить документы, которые нельзя регистрировать как входящие/исходящие. Это: договоры поставки, договоры подрядных организаций, оферты договоров, первичные бухгалтерские документы (накладная, счет-фактура), коммерческие предложения, а также все-все-все, что не является деловым письмом.

Безусловно, все выше перечисленные документы важны, никто не умаляет их ценности. Однако, они не являются корреспонденцией, а это значит, не требуют внесения в журнал регистрации и простановки номера. В ваших журналах входящей и исходящей документации им места нет!

Немного особняком стоит судебная корреспонденция. Я лично ни разу не видела, чтобы суд отправил постановление, исполнительный лист или повестку с сопроводительным письмом. По согласованию с юридической службой для таких документов можно сделать исключение и помещать их в журнал входящих документов со специальной пометкой либо учитывать отдельно. Но счета-фактуры или акты выполненных работ, однозначно, не регистрируются как входящие или исходящие.

Поставить коллег на место

Не бойтесь требовать от коллег составления сопроводительных писем к отправляемым ими документам. Сопротивление, конечно, неизбежно, но постепенно нужно доносить эту мысль до всех.

Впрочем, если вы будете учить каждого уму-разуму, то вам просто может не хватить рабочего времени на исполнение своих должностных обязанностей. Поэтому это правило  о сопроводительном письме следует зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству (обычно это инструкция) или же в простом приказе по основной деятельности. И больше никому ничего доказывать не придется, это правило обретет силу корпоративного закона и постепенно войдет в список полезных привычек ваших коллег.

Ценный совет

В заключении поделимся профессиональным секретом. Документы имеют обыкновение теряться. Представим ситуацию, что вы получили документы, которые не требуют регистрационного учета, вы их коллегам передали. Проходит время, а документ никто не может найти. Вот для того, чтобы секретаря не сделали «крайним» и не обвинили во всех смертных грехах сразу, советуем передавать все документы под расписку. Как именно регистрировать нерегистрируемое, рассказывается в этой статье.

Ср, Октябрь 18 2017 » Учет документов

Добавить комментарий