Профессиональный блог Евгении Кожановой

Хранение личных дел

хранение личных делВ отличие от карточек Т-2, личное дело работника – документ, добровольный к ведению работодателем. Но если уж вы взялись за него, то нужно вести и хранить личные дела правильно. Как осуществляется хранение личных дел, рассматриваем в статье. Как и при хранении любых документов, здесь важны: последовательность, педантичность, упорядоченность документов в хронологическом порядке и аккуратность.





Хранение личных дел

К хранению выделяются только личные дела уволенных работников. Само по себе личное дело – это переходящее дело. Оно заводится в день поступления человека на работу и заканчивается только в день увольнения. Исключений тут нет, и неважно, отработал сотрудник на предприятии неделю или двадцать лет. Впрочем, точно так же хранятся и личные карточки Т-2.

Рассмотрим на примере.

Представим, что у нас были две коллеги: Ксения и Светлана. Ксюша пришла в компанию в январе 2013 года, а уволена 29 сентября 2017 года. А вот Света задержалась на своем рабочем месте ненадолго, пришла 10 марта 2016 года и уволилась 15 октября 2016 года.

Несмотря на то, что Света устроилась на работу позже, чем Ксения, ее личное дело отправится в дело 2016 года, личное дело Ксении – 2017-го.

А личное дело Константина, который устроился одновременно с Ксенией в январе 2013-го, но уволился в 2015-м, отправится в дело за 2015-й год. И неважно, что открыты эти личные дела одним днем.

Томами или по отдельности?

Форму, в которой осуществляется хранение личных дел, выбирают на каждом предприятии самостоятельно. Вы можете хранить их по отдельности, то есть на каждого сотрудника будет заведена отдельная папка. Можно хранить и в одном томе, объединив несколько личных дел, расположив их в алфавитном порядке по фамилиям.

Независимо от того, томами хранятся личные дела или штуками, все они проходят полное оформление на хранение. А перед этим из дела удаляются все копии личных документов сотрудника: копии паспорта, документов об образовании, СНИЛС и так далее. Оставляем только те документы, что непосредственно касались его работы на предприятии.

Порядок документов в личном деле

Оставшиеся в личном деле документы располагаем в следующем порядке:

  • Анкета или листок по учету кадров;
  • Автобиография (если есть);
  • Заявление о приеме на работу;
  • Копия приказа о приеме на работу;
  • Трудовой договор (экземпляр работодателя, оригинал);
  • Все копии приказов по личному составу, которые фиксируют карьерные вехи жизни сотрудника при работе в компании, в хронологической последовательности;
  • Заявление об увольнении;
  • Копия приказа об увольнении (или выписка из него).

После этого из дела можно удалять скрепки, нумеровать листы, составлять внутреннюю опись (обязательно!!!) и сшивать. Срок хранения личного дела уволенного работника — 50(75) лет.

Вт, Октябрь 31 2017 » Отдел кадров, Хранение документов

Добавить комментарий