Профессиональный блог Евгении Кожановой

Регистрация документов

регистрация документовПри своей внешней простоте, регистрация документов – это базовая основа в поддержании порядка во всей системе документооборота на предприятии. В последнее время я наблюдаю в разных компаниях странную тенденцию регистрировать все документы (и входящие, и исходящие, и даже внутренние) в одной регистрационной форме. Сегодня наша статья о том, почему следует разделять по разным учетным формам входящую и исходящую документацию.




Регистрация документов

Главный принцип современного документооборота – «разделяй и властвуй», опытный секретарь или делопроизводитель всегда делит всю входящую и всю исходящую документацию. Иначе лавина бумаг поглотит вас и практически невозможно будет в дальнейшем найти нужный документ или они будут безвозвратно утеряны.

Конечно, есть крупица логики, когда в одну регистрационную форму помещается всё. Имя этой крупице – «все в одном месте». Действительно, и письма, и приказы, и договоры зарегистрированы в одном журнале или файле, куда уж удобнее. Только вот пользоваться этим журналом или файлом нельзя от слова «совсем».

Даже набор информационных блоков, которые мы помещаем в учетные формы, разный для каждого потока документов.

Входящие документы

При регистрации входящих документов мы учитываем следующие сведения и реквизиты:

— Дату поступления (дата регистрации документа);

— Регистрационный номер;

— Дату регистрации отправителем;

— Исходящий номер

— Отправитель (наименование юридического или физического лица);

— Приложения;

— Кто является адресатом (указываем должностное лицо);

— Кто является исполнителем (по резолюции);

— Сроки исполнения (дата);

— Отметка о контроле;

— Реквизит при архивировании документа (в дело №…).

Скачать журнал регистрации входящих документов можно в этой статье.

Исходящие документы

Перечислим то же самое относительно исходящих документов. Некоторые пункты повторяются, но разница очевидна. Тем более удивительно, как некоторые умудряются учитывать входящие и исходящие в одной форме.  Итак, перечень сведений и реквизитов, которые учитываются при регистрации исходящих документов:

— Дата регистрации документа;

— Регистрационный номер;

— Адресат;

— Номер и дата входящего, на который дается ответ;

— Автор текста документа (исполнитель);

— Должностное лицо, подписавшее исходящую корреспонденцию;

— Приложение;

— Канал отправки (Почта России, экспресс-доставка, курьер и так далее);

— Реквизит при архивировании документа (в дело №…).

Как вы видите, секретарь для исходящих документов учитывает совершенно иные по смыслу данные. Сведения и реквизиты различаются, различаются и дела, в которых производится последующее хранение документов в архиве предприятия.

Скачать журнал регистрации исходящих документов тоже можно в статье по ссылке.

Документы даже одного вида со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации. По мере развития бизнеса растет и документооборот. Поэтому у секретаря будет расти и количество регистрационных журналов. Регистрация документов, поступающих в компанию, может осуществляться в нескольких разных формах, например:

— Журнал регистрации обращений граждан

— Журнал регистрации поступающей документации по тендерам

— Журнал регистрации заявок на производство

— Журнал регистрации поступающих судебных документов и т.д.

Конечно, далеко не обязательно сразу устраивать такое изобилие в деле регистрации входящих и исходящих документов. Это все происходит вполне естественно: когда входящих или исходящих одного вида (судебных писем, коммерческих предложений, заявок) становится настолько много, что их количество мешает поиску по регистрационной форме, этот вид корреспонденции выводится в отдельный журнал.

Вт, Ноябрь 7 2017 » Учет документов

Добавить комментарий