Профессиональный блог Евгении Кожановой

Полистный просмотр дел

полистный просмотр дел

Во всех руководствах по архивному делу говорится: во время экспертизы ценности дела просматриваются полистно. Что это означает? Это означает, что архивариус, который должен определить срок хранения конкретно этого дела, открывает папку и листает документы в ней по одному. И касается это всех документов. Почему важно просматривать полистно даже «пятилетки»? Ниже – только примеры из моей практики.




В кадрах

У отдела кадров, что называется, «классика»: помещать в дело под заголовком «Отпуска работников» приказы не только о ежегодных оплачиваемых отпусках (срок хранения 5 лет), но и об отпусках по уходу за ребенком (50 лет), отпусках без сохранения заработной платы (50 лет), дополнительных отпусках за работу во вредных условиях труда (50 лет). Во время экспертизы ценности приходится раскладывать документы из этой папки на две кучки и формировать дело заново. Это и есть полистный просмотр дел.

Между прочим замечу, что учить кадровиков архивному делу не менее важно, чем трудовому законодательству.

В канцелярии

В канцелярии в деле «Исходящая корреспонденция» (5 лет) запросто могут встретиться оригиналы доверенностей (постоянно), приказов по основной деятельности (постоянно), уведомлений работников об истечении срока трудового договора (50 лет).

Вывод: полистный просмотр дел – не пустые слова. А учитывая, что форма приказов для разных видов отпусков одна и та же, и меняются в ней только заполняемые поля, каждый приказ или письмо нужно еще и прочитать, чтобы оценить срок его хранения.

Текст: Евгения Кожанова

Image by LoveLuck //freedigitalphotos.net

Пн, Сентябрь 3 2018 » Хранение документов

Добавить комментарий